Originally published at braginskyoleg.com.

Основатель «Школы траблшутеров» Олег Брагинский, ученики Марина Строева и Максим Голубь делятся секретами создания успешных продуктов и бизнеса по итогам прохождения навыка «Эффективные проекты». Скажем, как планировать и что контролировать в работе.

Основываясь на опыте команды траблшутеров, рассмотрим ключевые аспекты проектной деятельности, начиная от определения целей и заканчивая успешным и эффектным завершением.

Что такое проект?

Уникальная разовая деятельность, направленная на достижение конкретного результата. В отличие от процесса, главной характеристикой которого является производительность, проект предполагает изменения и улучшения деятельности благодаря реализации выдающихся идей.

Ключевые особенности.

Однократность: каждый проект уникален и не повторяется в точности.

Замысел: начинается с идеи, имеющей потенциал и возможность практической реализации.

Временные рамки: проекты имеют начало и конец, что отличает их от регулярной деятельности.

Важно понимать: предстоит не просто линейное выполнение привычных задач. Начало работ является финальной стадией планирования и составляет до 99% успеха.

Жизненный цикл

Проект состоит из фаз, каждая из которых играет важную роль в достижении результата:

  1. Инициация:

  • выявление ключевых участников

  • анализ необходимости и обеспечение ресурсами

  • постановка целей и определение ИКР: идеального конечного результата.

  1. Планирование:

  • детализация задач с учётом влияния рисков

  • построение графиков, моделей, чертежей, таблиц

  • разработка системы отчётности и протоколов встреч.

  1. Исполнение:

  • постоянный контроль и мониторинг хода работ

  • обеспечение коммуникации между участниками

  • реализация задач на основе разработанного плана.

  1. Контроль и мониторинг:

  • оценка прогресса, выявление и устранение ошибок

  • постоянная работа с отчётностью и корректировка задач

  • своевременное реагирование на сложности и промедления.

  1. Завершение:

  • подготовка итоговой документации

  • анализ достигнутых результатов и выявленных проблем

  • демобилизация ресурсов и завершение взаимодействий с подрядчиками.

Схема «Жизненный цикл проекта»: пять горшков с растением, которое растёт слева направо, подписи инициация, планирование, исполнение, контроль и мониторинг, завершение

Принципы эффективного управления

  1. Планирование

Без чёткого плана проект невозможно считать начатым. Конструирование важно как для крупных задач, так и для мелких элементов, включая таблицы учёта задач и времени.

Планирование должно включать декомпозицию целей и активностей. Доведения размера задач до атомарности (неделимые далее) упрощают контроль.

  1. Ресурсы

В проекте выделяют три ключевых потока: товарный (полезные изделия), материальный (дополнительные расходы), информационный (договорённости исполнения).

Управление ресурсами включает их эффективное использование, контроль доступности и минимизацию издержек.

Схема «Принципы эффективного управления проектами»: маяк из пяти ярусов, луч сверху подписан «планирование», ярусы ниже: управление ресурсами, учёт рисков, управление командой, отчётность и контроль

  1. Учёт рисков

Проект подвержен рискам. Важно учитывать их на всех этапах, разрабатывать стратегии и тактики минимизации и страхования. Недостаточная митигация ведёт к потере времени и ресурсов.

  1. Управление командой

Участники проекта должны быть равномерно загружены. Необходимо минимизировать зависимости от конкретных сотрудников, особенно тех, кто работает на зарплате.

  1. Отчётность и контроль

Каждое действие и мероприятие в проекте важно фиксировать в протоколах. Регулярная проверка текущего состояния задач помогает избежать неуправляемости.

Риски и ошибки проектного управления

Отсутствие учёта всех факторов взвинчивает издержки, слабая декомпозиция задач усложняет контроль. Чрезмерное выделение ресурсов зачастую замедляет процесс по «Закону бревна». Отсутствие взаимодействия с потребителями или заказчиками снижает качество результатов.

Недостаток системного подхода к управлению рисками может сорвать проект. Не бывает всех ресурсов сразу, планируйте всё заранее. Упреждение угроз повышает вероятность успеха.

Роль среды

Диаграмма «рыбий скелет»: голова подписана «успех проекта», сверху внутренние факторы, организационная культура и компетенции участников, снизу внешние факторы, природные и экологические параметры, экономическая и политическая ситуация

Проект не существует в вакууме, среда реализации оказывает существенное влияние на успех.

Внутренние факторы:

  • организационная культура

  • компетенции участников.

Внешние факторы:

  • экономическая и политическая ситуация

  • природные и экологические параметры.

Проектное управление должно учитывать эти аспекты на всех стадиях жизненного цикла.

Финансовый менеджмент

Оптимизация финансовых потоков играет ключевую роль в проекте. Экономить следует на всём, начиная с собственных расходов, но не жертвуя качеством. Планирование бюджета должно учитывать возможные издержки, связанные с рисками и изменениями в очерёдности работ.

Диаграмма Ганта

Удобнейший графический инструмент позволяет визуализировать проект, разбивая на задачи с учётом взаимосвязей и временных рамок.

Ключевые элементы:

Измерения: время, деньги, работа, исполнители.

Вех: задачи, не имеющие продолжительности, но служащие контрольными точками.

Дополнительные параметры: доступность ресурсов, повышающие коэффициенты.

Линии в диаграмме Ганта имеют разную толщину. Важно дополнительно вводить ресурсоёмкость задач через произведение времени на деньги (t*$).

Диаграмма Ганта: цветная шкала этапов сверху и около пятнадцати синих полос задач, уходящих лесенкой вправо вниз, с пунктирными вертикалями контрольных точек

Уровни планирования:

  • квартальный

  • месячный

  • недельный.

Мыслить нужно большими горизонтами: если планировать квартально, многое можно удешевить.

SMART

Подход не работает на проектах: баланс измеримости ресурсов и сроков на проекте недостижим. Применяется только на малых масштабах: риски бьют SMART.

Specific (конкретный): что хотите достигнуть и для чего.

Measurable (измеримый): в чём будет измеряться, как квантифицировать ресурсы.

Achievable (достижимый): благодаря чему планируется достигнуть цели.

Relevant (значимый): со временем задачи могут меняться.

Time-bounded (ограниченный во времени): время конечно и безжалостно, в какой-то момент наступает отчётная дата. Важно всё успевать и делать максимум во всех сферах.

Общим итогом про эффективное управление проектами важно выделить:

Работа с рисками: продуманная стратегия управления снижает вероятность срыва проекта. Большинство людей забывают прогнозировать трудности. Важно неприятие рисков и страхование. Учитывать от 400 вариантов проблем. Всегда думать, что может сорвать реализацию намеченного.

Планирование: залог успеха. Инвестиции в планирование оправдывают себя на всех стадиях. До 10% стоимости проекта могут быть потрачены на понимание, что в проект лучше не идти.

Культура отчётности: регулярное протоколирование, основа контроля и мониторинга.

**Фокус на мелочах: **даже небольшие детали могут существенно повлиять на исход проекта.

В завершение важно сказать, что эффективность каждого последующего участника или действия в проекте снижается по мере увеличения их количества. Это феномен, который иллюстрирует кривая закона убывающей полезности.

Первоначальные усилия, ресурсы или сотрудники, вовлечённые в проект, оказывают самое значительное влияние. Этот принцип подчёркивает необходимость строгого соблюдения сроков и оптимизации усилий на начальных стадиях.

Распределение задач с акцентом на ранние этапы позволяет достичь максимальной продуктивности.